Cómo Redactar un Email en Inglés: Consejos Prácticos y Sencillos

Hoy te vamos a enseñar cómo redactar un email en inglés porque como en las cartas, los emails tienen una estructura que seguir (si lo quieres hacer de una manera formal).  Esta formalidad la necesitarás sobre todo en tu trabajo o como formato en la parte escrita de algún examen oficial en inglés.

Una de las claves más importantes para saber cómo redactar un email en inglés es conocer las fórmulas que deben seguirse y NUNCA traducir de forma literal desde nuestro idioma.

A continuación, te daremos algunas fórmulas que esperamos te sean útiles cuando redactes tu próximo correo:

Aprender Cómo Redactar un Email en Inglés

Una de las principales dificultades que tienen los estudiantes a la hora de aprender inglés es escribir en inglés. Muchas veces nos frustramos cuando no sabemos por dónde empezar a escribir ensayos, relatos o cartas.

Pero, afortunadamente hay ciertos trucos que puedes seguir para redactar de una manera correcta y estructurada. En este caso, nos centraremos en aprender a cómo redactar un email en inglés, ya que muchas veces es necesario si estamos buscando trabajos en inglés o queremos comunicarnos con alguien de habla inglesa a nivel profesional.

Lo primero que hay que tener en cuenta es que si tienes la capacidad para escribir textos en inglés de forma fluida, es por que ya tienes un nivel intermedio en inglés y  porque dominas la gramática y el vocabulario en inglés.

Escribe Sencillo y Corto

Esto es algo clave para reducir al máximo las posibilidades de error al aprender a cómo redactar un email en inglés. Intenta ser siempre claro y conciso con lo que escribes para evitar crear fórmulas compuestas con verbos o palabras más complejas que te hagan caer en una equivocación. Eso sí, ten en cuenta que deberás aprender un vocabulario más formal (ya que estamos en un contexto profesional).

Por otro lado, debes evaluar el tono formal en cada caso, no será lo mismo escribir a un compañero de otra sección que a tu jefe o escribir para presentar tu candidatura en un puesto de trabajo.

Saludos

Aquí les dejamos un listado de saludos (greetings):

Formal 

– “Dear Josh Stevenson”

– “Dear Mr Mckibben,”

– “Dear Louise”

Informal

– “Hello Tom”

– “Hi Susan”

– “Hello/Hi everyone”

– “Hi team”

Cuando no se conoce el destinatario 

– “Dear Sir/ Madame”

– “To whom it may concern” (un poco anticuado) significa “a quién corresponda”

Además, les dejo una tabla con los tratamientos de formalidad en inglés (por si no recuerdan bien cuál utilizar):

Asunto

Si escribes un email, lo básico es que, en el apartado Asunto, no les cuentes tu vida. El ‘asunto’ (subject) debe ser directo y conciso y debe expresar claramente el motivo del mensaje. No escribas “Hello”…no estás escribiendo a tu prima de Benidorm… Un ejemplo podría ser: “Meeting Magazine Survey 18/10/2014”

La Estructura

Esta es la parte más fácil y rápida de aprender de cómo redactar un email en inglés:

• SALUDO (Greetings)
• INTRODUCCIÓN (Introduction)
• CUERPO (Body)
• CONCLUSIÓN (Conclusion)
• DESPEDIDA

Vamos por partes. Hasta ahora hemos visto los diferentes saludos.

Introducción

Hay dos opciones.

1. Si es la primera vez que escribes debes presentarte y explicar de forma breve el motivo de tu email. Para presentarte podrás utilizar algo sencillo del estilo “My name is…”. Además, dentro del contexto de trabajo puedes detallar un poco cuál es tu puesto o en qué sección estás, por ejemplo.

Para expresar el motivo, puedes utilizar…

• I am writing with regard to…

Le escribo con respecto a…

• I am writing in connection with…

Le escribo en relación a…

• I am emailing in reference to…

Le envío este correo en referencia a…

• I am writing to inform you that…

Le escribo para informarle de…

• I am contacting you to…

Me pongo en contacto con usted…

• I am happy to inform you that…

Me alegra informarle que…

• I would like…

Me gustaría…

Importante:  Ten presente que estamos ante escritos formales, en este caso NO se utilizan CONTRACCIONES. Lo puedes utilizar si es un correo menos formal (hacia un compañero o alguien con más confianza).

2. El segundo caso es si tienes que responder a un email que te hayan enviado de primera, es decir, sin tu haber creado un contacto previo.

Lo normal en estos casos es dar las gracias al emisor y posteriormente responder a las preguntas o los requisitos que te soliciten. Para dar agradecer el mensaje puedes utilizar frases como:

• Thank you for your email…

Gracias por tu email…

• In reference to your email…

En referencia a tu email…

• Following your email from…

Siguiendo tu email…

Cuerpo

Importante, como dijimos al principio de cómo redactar un email en inglés, debes ser breve. En esta parte debes explicar lo que necesitas sin irte por las ramas. Recuerda que estamos en un ámbito profesional.

En el cuerpo es importante que utilices párrafos para que visualmente sea un mensaje ordenado, pero, cuidado, no te excedas, limita también los párrafos. No crees más de 5 párrafos ni tampoco te extiendas mucho en ellos. Te dejamos algunos ejemplos de conectores que puedes utilizar:

• ADEMÁS: furthermore, moreover, in addition…
• AUNQUE / SIN EMBARGO: although, though, however, nevertheless…
• POR OTRO LADO: On the other hand
• POR LO TANTO: therefore
• COMO RESULTADO / COMO CONSECUENCIA: as a result / as a consequence…

Consejo: evita las pasivas. La voz directa es mucho más sencilla y directa.

Conclusión

Esta es la parte final del correo en la que vas indicando que terminas con tus indicaciones o peticiones.   Las frases más utilizadas son:

• Thanks you for you help

Gracias por tu ayuda

• I look forward to hearing from you

Espero sus noticias

• Thanks in advance

Gracias por adelantado

• Please, feel free to contact me if you have any questions

Por favor, si tiene alguna duda contacte conmigo

• If you have any questions, do not hesitate to contact me

No dude en ponerse en contacto conmigo si tiene alguna pregunta

• Let me know if you need anything else

Infórmeme si necesita algo más

Despedida

Es una de las partes más sencillas de cómo redactar email en inglés. En el contexto de trabajo en mayor o menos medida el tono es formal. Os dejamos estas expresiones:

*les dejamos un ejemplo para que vean cómo se debe escribir

EJ: Regards, /     Saludos,

Irene     /              Irene

• Best wishes: un cordial saludo
• Kind regards: un cordial saludo
• Best regards: un cordial saludo
• Sincerely: atentamente
• Best: saludos
• Regards: saludos / un saludo
• Thanks: gracias
• Many thanks: muchas gracias

En general, no se utiliza “yours sincerely o yours faithfully” para correos electrónicos.

Archivos Adjuntos (Attachments)

Esto no es completamente necesario, pero en este artículo de cómo redactar un artículo en inglés te enseñamos igual.Si alguna vez tienes que adjuntar algún archivo en el email es importante que expliques que es y el motivo por el que lo envías. No tiene que ser algo intensivo pero si tiene que quedar claro el propósito del archivo.

• You will find attached… 
• Please find attached … 
• I’ve attached …
• Let me know if you have questions about the attachment …
• I’m sharing this with you …
• This file has…
• You’ll find the attachment below…

Consejo: Llamada a la acción

Una vez hayas escrito el contenido de tu email y este tiene un propósito este es tu momento. Dedica unas líneas a explicar cuál es el siguiente paso o que esperas del correo, así la persona que  lo recibe tiene una idea de qué hacer. Estas frases te ayudarán a explicarlo mejor:

• I’m looking forward to …
• You can …
• Please, let me know if …
• Once you … I will …
• I’m glad to help you if …
• I will wait until you …

Firma (Signature)

En tu firma tiene que aparecer tu nombre y es la última parte del email, en ella también puedes especificar tu número de teléfono o tu profesión si es un email corportativo.